《濟糧發放核算表》《發放記錄》《災民簽字憑證》、公示照片等相關材料，整理歸檔，形成完整的發放檔案，上報衛城農官備案；衛城農官將各村社發放檔案彙總，統一歸檔至衛城衙署，便於後續核查、追溯與經驗總結。
發放監督規製
濟糧發放，監督為要，無監督則無規矩，無規矩則易生亂象。需建立“多方協同、全程覆蓋、從嚴追責”的監督體係，織密監督網絡，杜絕克扣、挪用、截留、摻假等違規行為，確保每一粒救濟糧都能直達災民手中，真正發揮救濟實效。
監督主體多元化，涵蓋衛城農官、鄉紳代表、邊民代表、倉糧看管人員，形成多方製衡、全程監督的格局，無死角、無盲區。衛城農官作為核心監督者，定期抽查各村社濟糧發放情況，每月至少開展一次專項檢查，深入發放現場、災民家中，核對發放台賬與實際發放情況，核查糧食質量與數量，及時發現並糾正違規行為。
鄉紳代表與邊民代表作為民間監督力量，全程參與濟糧發放的每一個環節，從災民登記、數量核算，到現場發放、糧食出庫，全程現場監督，逐一核對災民身份、發放數量，製止代領冒領、克扣摻假、超額發放等違規行為；及時收集災民訴求與意見，反饋給衛城農官與村社負責人，確保監督接地氣、有實效。
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倉糧看管人員作為糧源監督者，嚴格核對出庫糧食數量與發放記錄，確保賬實相符，發現糧食黴變、劣質、摻假，或出庫數量與發放記錄不符的，立即停止出庫，及時上報衛城農官，杜絕問題糧食流入災民手中；同時，監督糧源儲存與出庫流程，避免糧食損耗、挪用。
監督追責從嚴從實，對監督中發現的克扣、挪用、截留救濟糧，發放黴變、劣質、摻假糧食，虛假登記、錯發漏發、多領冒領等違規行為，立即製止，追繳違規糧食，嚴肅追究相關責任人（村社負責人、監督人員、倉糧看管人員等）的責任，情節較輕的予以批評教育、懲戒警告，情節嚴重的上報邊郡衙署從嚴處置，並公開通報處置結果，以嚴監督守住救濟底線，以嚴追責彰顯政策剛性。
借糧償還規製
輕災借糧，償還為重，借糧之舉既是解災民短期之困，也是培育災民自救意識、維護常平倉糧源平衡的重要舉措，堅決杜絕無償占用救濟糧、依賴救濟的惰性，確保常平倉糧源及時補充，為後續災荒救濟奠定基礎。
償還期限明確界定，為秋收後一月內，災民需按借糧數量，足額償還粟、麥等耐儲存糧食，不得拖欠、不得摻假、不得用劣質糧食抵償，償還糧食的質量需符合常平倉入庫標準，無黴變、無破損、無摻沙、無異味，由倉糧看管人員現場檢驗，合格後方可入庫，不合格的責令災民更換。
村社負責人承擔督促償還的責任，秋收結束後，及時提醒災民按時償還借糧，建立《借糧償還台賬》，逐戶核對償還數量、糧食質量，詳細記錄償還情況；對逾期未償還的農戶，及時上門催告，了解逾期原因，對確有困難的，引導其按規定申請延期償還；對故意拖延、拒絕償還的農戶，督促其限期補繳，拒不補繳者，依照邊地律例處置，且下次災荒不再享受借糧救濟，情節嚴重者，上報衛城衙署從嚴處置，以製度約束倒逼災民按時償還。
建立激勵機製，對按時償還、無拖欠且糧食質量合格的農戶，予以口頭表彰，在村社公示表揚，後續災荒發生時，優先為其提供借糧救濟，樹立“誠信借糧、按時償還”的良好導向；對積極督促他人償還、主動協助村社開展償還工作的鄉紳代表、村社乾部，也予以適當表彰，調動各方積極性，確保借糧償還工作有序推進。
發放物資規製
救濟糧發放，物資質量是底線，需明確物資標準，嚴格把控糧食質量，確保糧食可食、可用、安全，貼合災民需求，杜絕發放黴變、劣質、摻假糧食，損害災民利益、影響救濟實效，辜負災民信任。
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