之時、編撰之人、編撰之署。同時，製《備荒錄》副本，一份由衛城專職檔案員妥善典藏，一份上報邊郡衙署存檔。每一次荒年過後，及時將新之備荒檔案補入《備荒錄》，使其成邊地備荒救恤之係統典籍，為後世供持續之鑒。
檔案保管規製
檔案之傳承，在於典藏；典藏之關鍵，在於嚴苛。備荒檔案乃邊地備荒之傳世之鑒，其完好與否，關乎後世備荒之效。故當立嚴苛之檔案保管之製，妥善典藏、嚴防損毀、杜絕遺失，確保檔案能代代相傳、長久留存。
衛城需設專門檔案庫房，選址當合典藏之求，擇乾燥、通風、不易起火、不易浸水之處，避潮濕、火災、水漬等隱患。庫房內備完善之防潮、防火、防盜、防蟲之具，定期檢查、維護、補充，嚴禁煙火，嚴禁堆放易燃易爆之物，嚴禁無關之人入內。
專職檔案員司庫房管理與檔案保管之責，明保管之責、細保管之程。
其一，定期檢核檔案之況，月作全麵排查，及時晾曬受潮檔案、處置破損檔案、施防蟲之措；
其二，嚴守檔案保管之規，嚴禁隨意翻閱、篡改、損毀、轉借檔案；
其三，規範檔案存放，依類別、按時序有序擺放，做好標識；
其四，嚴格履行交接手續，離任時與繼任者逐一核對檔案，辦理交接之儀。
如此，方可確保檔案長久留存、代代相傳，發揮其傳世鏡鑒之功用。
檔案查閱規製
檔案之價值，在於用；用之關鍵，在於規範。備荒檔案乃備荒救恤之重要依據，當立嚴苛之查閱規製，明查閱之權、規範查閱之程，確保檔案能合理利用、規範使用，為備荒救恤供支撐，不閒置、不濫用、不損毀。
查閱之人當嚴格限定，僅限後世官吏、鄉紳、專職檔案員，餘者未經批準，不得查閱。後世官吏查閱檔案，意在鑒往歲經驗、定備荒救恤之舉；鄉紳查閱檔案，旨在知邊地災荒之史、參與備荒之謀；專職檔案員查閱檔案，用以開展檔案整理、核查、補充之事。各類之人查閱檔案，皆需恪守查閱之規、履行查閱之手續。
查閱之程當規範嚴謹，行“申請—批準—陪同—查閱—歸還”之序。查閱之人需呈書麵申請，明查閱之目的、範圍、時日，簽字確認後上報。經批準後，由專職檔案員陪同查閱，嚴禁單獨入庫房、單獨接觸檔案。查閱之中，嚴禁塗改、損毀、摘抄、轉借檔案，嚴禁將檔案帶出庫房。
若需摘抄相關內容，需經批準後，由專職檔案員代為摘抄、核對。查閱畢，查閱之人需如實填寫查閱記注，注明查閱之時、查閱之人、查閱之內容、查閱之用途，簽字確認後，由專職檔案員將檔案及時歸還、歸檔。
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檔案核查校準規製
檔案之信，在於真實；真實之要，在於核查。備荒檔案乃後世備荒之重要依據，若記注虛妄、數據偏差、內容疏漏，則難儘其用，甚或誤導後世決策。故當立檔案核查校準之製，全程跟進、嚴格把關，及時匡正疏漏、校準謬誤，確保檔案之真實性與準確性。
核查校準之事，由衛城農官總其責，聯合鄉紳代表、專職檔案員，組專門之核查校準小組，明核查之責、細核查之程，采“定期核查、全程校準”相結合之法，全方位、無死角開展核查校準之事。
。差偏之據數準校、容內之漏遺充補、誤謬之注記正糾，對比一逐況之際實與，措舉、數、時之注記案檔為，點重之準校查核。成組人之注記案檔與製規荒備稔熟、謹嚴細心、私無正公擇當組小準校查核
。致一否是況之際實與況之誤失、數之效成對核，注記誤失與效成核四；符相否是況之理管資物際實與向之、源之、數之、類之資物對核，注記放發資物核三；致一否是況之行執際實與主之任責、程、時之行施施措對核，注記施措濟救核二；符相否是況之際實與數之災受、域之災受、因、時之荒災對核，息信礎基荒災核一，言而體具
。漏疏不、差偏不、妄虛不，符相況之際實與注記案檔保確，責之改整實落、限之改整明，改整員案檔職專促督刻即，弊之現發所中查核對。總彙準校次一作年，查核麵全次一作年半，展開期定事之準校查核
製規承傳效長案檔
。線防之患荒地邊牢築、製之恤救荒備優，驗經歲往鑒續持能世後令，用作揮發久長、傳相代代案檔保確，製之承傳效長立當故。世後在而，下當在非值價其。任之代世乃，責之人一非；鑒之世傳乃，記之時一非，案檔荒備
。層斷承傳生不，接銜縫無事之藏典、注記、理管案檔保確，義之承傳與值價要重之案檔解講，技與法之查核、閱查、藏典、注記案檔授傳，人承傳養培心悉需，時之任在員案檔職專。人承傳續後養培、事之接交案檔好做其令，責之承傳之員案檔職專明，容內要重之事之荒備入納承傳案檔將，責之承傳案檔明需城衛
。轍覆蹈重不、策決目盲不，舉之恤救荒備之理合學科定，實之地邊下當合結，失之歲往避、智之歲往鑒，訓教驗經、舉之濟救、況之荒災歲往地邊熟，》錄荒備《閱查刻即需，後之任上吏官世後。性續連與性業專之承傳案檔保確以，事之案檔手接可方，後訓培統係經，者墨文通、謹嚴細心、方端行品擇當人承傳
。障保供荒安久長地邊為，用之來知往鑒揮發終始，續延之慧智是更，存留之式形為僅非承傳之案檔使，識之荒備化強、智之荒備承傳，》錄荒備《習研吏官、紳鄉織組期定，外此。富豐續持、善完斷不案檔使，》錄荒備《入補、檔歸、注記時及，訓教驗經之結總新、施措濟救之行施新、荒災之生發新將，充補、護維作案檔對人專織組年，時同
恤救世後為、鑒立世傳荒備地邊為，傳之、管之、記之、立之案檔荒備論專，綱為製規以、鏡為案檔以，理之”動後而定謀、今知而古鑒“循，髓精之”失得明、往過察“武孫植深。基根固以檔藏，失得明以史記，者荒備；動後而定謀，來知以往鑒，者兵夫：語結
