在大同府衙廨舍那盞昏暗油燈下熬了兩天，吳銘感覺自己快被故紙堆醃入味兒了。頭暈眼花，滿腦子都是紛亂的數字、模糊的人名和看似永無止境的陳年舊賬。
「不行，不能再這麼下去了。」他扔下筆，揉著發痛的額角，「原始數據質量太差，靠人工核對效率低下，錯誤率高。必須改變工作方法。」
項目經理的本能讓他無法忍受這種低效和混亂。他需要先摸清情況，再製定計劃，最後分配任務——標準的項目管理流程。
第二天一早，他沒再直接紮進卷宗裡，而是找到了那位看起來最好說話的王通判。
“王大人，早。”吳銘臉上掛著職場標準微笑，“下官初來乍到，對府衙事務及各房吏員尚不熟悉。不知今日可否請王大人引薦一下，讓下官與各位同僚見個麵，也便於日後協同辦事？”
王通判有些意外，通常新來的佐貳官要麼急著攬權，要麼消極怠工，像這樣主動要求熟悉團隊的可不多見。他胖乎乎的臉上堆起笑：“好說好說，吳知事勤勉任事，乃府衙之福。請隨我來。”
王通判領著吳銘，首先來到了戶房。這裡是府衙的核心部門之一，掌管錢糧、戶籍、田畝等，也是目前最讓吳銘頭疼的地方。
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戶房內，幾個書吏正伏案抄寫，算盤聲劈啪作響，空氣中彌漫著墨汁和舊賬冊的味道。見兩位老爺進來，書吏們連忙起身行禮，眼神裡帶著慣有的恭敬和一絲不易察覺的疏離與審視。
“這位是新來的吳知事，日後分管刑名、糧冊等務，爾等需儘心輔佐。”王通判介紹道。
“見過吳老爺。”書吏們齊聲應道。
吳銘笑著點點頭，目光掃過這幾張麵孔：有老成持重的，有年輕機靈的，也有眼神飄忽、透著油滑的。他沒急著問具體業務，反而像是拉家常般問道：“各位在戶房辛苦了。不知如今戶房共有幾位書吏？平日裡錢糧、戶籍、冊檔等事務，是如何分派的？可有什麼章程流程？”
書吏們麵麵相覷，似乎沒料到這位新老爺會問這個。一個為首的老書吏謹慎答道：“回吳老爺的話，戶房現有書吏八人，貼寫五人。事務…多是小的們看著辦，誰手頭閒了便多做些，忙時便一齊上手。章程…自是依著《大明律》和府衙舊例。”
「好嘛，職責不清，權責不明，全憑自覺和習慣。典型的粗放式管理。」吳銘內心OS，麵上卻不動聲色：“原來如此。那近年來糧冊、黃冊浩繁，若有查詢或核對，想必十分不易吧？”
另一個年輕些的書吏忍不住插話，帶著點抱怨：“何止不易！光是去年秋糧的入庫清冊和各衛所支取記錄對賬，就耗了小的們足足一個月，眼都快看瞎了！”
“哦？對賬竟如此艱難？”吳銘適時表現出關切，“可有什麼簡便之法？”
書吏們紛紛搖頭苦笑。
吳銘心中了然。他又依次去了刑房、工房、禮房等地方，情況大同小異。胥吏們大多憑經驗辦事，流程混亂，缺乏標準，信息記錄和傳遞效率極低。而且普遍存在一種“多一事不如少一事”、“按慣例辦總不會錯”的消極心態。
摸清了“團隊現狀”和“痛點”，吳銘回到自己的廨舍，開始閉門造車——製定“大同府衙業務流程優化方案”。
他拿出自己帶來的最好紙張，用炭筆（他自己削的）開始畫圖、列表。
首先，他根據各房職能，初步明確了崗位職責。比如戶房，初步劃分為“錢糧”、“戶籍田畝”、“冊檔管理”三個小組，指定臨時負責人，明確主要工作內容。雖然暫時無法改變人員編製，但先理清分工。
其次，他設計了幾種標準化表格。比如《秋糧入庫登記表》，要求清晰記錄繳納人、繳納時間、糧食種類、數量、質量等級、經手人等信息，一式兩份，繳糧人和府衙各執一份。《物資支取單》則要求寫明支取單位、事由、物品、數量、批準人、領取人。
「雖然還是手工操作，但至少格式統一了，信息要素齊全，便於後續查詢和核對。」吳銘看著自己的設計，還算滿意。
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