鹹豐三年八月，長沙的秋老虎還沒退去，曾國藩卻在團練總局的書房裡，對著一疊戰報皺了整整三天眉頭。桌上攤著的，是跳馬鎮、寧鄉兩戰的詳細記錄，還有各地送來的太平軍動向報告 —— 太平軍主力已攻克武昌，正沿江東下，湖南境內的太平軍餘部也從零散襲擾，變成了有組織的進攻，僅七月一個月，就有三個縣城遭襲，清軍節節敗退，連之前還算管用的團練，也開始顯露出疲態。
“大人，湘潭送來的急報，團練在湘潭外圍跟太平軍交手，雖把人打退了，可也傷了三十多個兄弟，還有五個沒能回來。” 幕僚趙烈文拿著一份新戰報走進來，語氣裡帶著擔憂，“太平軍的裝備越來越好，還有火炮，咱們的團練隻有長矛大刀，根本沒法跟人家硬拚。”
曾國藩接過戰報，手指劃過 “傷三十餘、亡五” 的字樣，心裡像壓了塊石頭。他想起跳馬鎮戰後，李老三跟他說的話：“大人，咱們的兄弟肯拚命，可手裡沒傢夥，人家太平軍有鳥槍，咱們隻能靠長矛往上沖，這仗打得太吃虧了。” 當時他還想著 “先穩住局麵再說”，可現在看來，團練的局限已經越來越明顯 —— 沒有統一的裝備、沒有正規的編製、沒有長期的糧餉保障，頂多隻能守守鄉鎮，根本沒法跟成建製的太平軍抗衡。
“不行，不能再靠團練了。” 曾國藩突然開口，聲音裡帶著前所未有的堅定，“團練是‘臨時招募、打完即散’，要想真正平定太平軍，必須有一支正規的軍隊 —— 有統一的編製、有精良的裝備、有穩定的糧餉，還得有嚴格的訓練，能打大仗、打硬仗。”
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趙烈文眼睛一亮：“大人是想…… 請朝廷準許您編練一支新軍？”
“對，就叫‘湘軍’。” 曾國藩指著地圖上的湖南地界，“湖南人樸實、能吃苦、敢拚命，咱們就從湖南鄉勇裡挑選精銳，再招募有經驗的將領，編練成一支屬於湖南的正規軍。不過這事得奏請朝廷，沒有朝廷的批準，糧餉、裝備都沒法解決。”
當天下午，曾國藩就開始起草奏摺。他先在奏摺裡詳細分析了團練的局限：“團練者，鄉野之勇也，無編製、無恆餉、無精械，可守一隅，不可禦大敵；太平軍勢大，有建製、有火器、有糧草，非正規之師不能敵。” 接著又闡述了編練湘軍的必要性：“湖南乃東南屏障，若無強軍駐守，恐為太平軍所據，進而危及江南、動搖天下。臣願以湖南鄉勇為基，編練‘湘軍’，定當嚴明紀律、勤加訓練，為朝廷分憂、為百姓保疆。”
寫的時候，他特意避開了 “取代清軍” 的說法，反覆強調 “湘軍輔助清軍，共剿太平軍”，還在奏摺裡列出了詳細的編練計劃：“擬編湘軍五千人，分十營，每營五百人，設營官一人、哨官四人；裝備擬請朝廷調撥鳥槍一千支、火炮二十門，糧餉擬從湖南鹽稅、茶稅中調撥，不足部分再請朝廷補貼。”
奏摺寫好後，曾國藩又找了趙烈文、李老三等幾人一起商量。李老三看著奏摺裡 “每營五百人” 的字樣，有些擔心：“大人，五千人可不是小數目，咱們現在才三千多團練，挑精銳容易，可營官、哨官去哪找啊？總不能讓咱們這些隻會打仗的粗人當吧？”
曾國藩早就想到了這點：“營官要找有學識、有威望的人，比如之前在鄉紳裡支持咱們的周老員外，還有長沙府的幾個落第秀才，他們有腦子、能管事兒；哨官就從咱們團練的隊長裡挑，比如你、王二柱，你們打過仗、懂兄弟，最合適不過。”
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趙烈文卻提醒道：“大人，編練新軍可是大事，朝廷不一定會準。之前有官員請旨編練新軍，都被駁回了，說‘恐滋擾地方、加重財政’。咱們得在奏摺裡把好處說透，把風險降到最低，才能讓朝廷放心。”
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