過程中，自始至終，都要待人以禮，表現得文明大度，尊重自己的通話對象。具體說來，必須注意以下幾個重要環節。
語言文明。在通話時，發話人不僅不能使用“臟、亂、差”的語言，而已還須切記，有三句話非講不可，它們被稱為“電話基本文明用語”。它們具體所指的是：
其一，在通話之初，要向受話人首先恭恭敬敬地問一聲：“您好！”然後方可再言其他。切勿一上來就“喂”對方，或是開口便道自己的事情。
其二，在問候對方後，接下來須自報家門，以便對方明確“來係何人”。在電話裡自報家門，通話人有三種模式可以借鑒。第一種，是報本人的全名。第二種，是報本人所在的學校。第三種，是根本人所在的學校和全名。其中第一種模式主要用於私人交往之中，而後二種模式則適用於公務交往中。
其三，是在終止通話前，在預備放下話筒時.應先說一聲“再見”。要是少了這句禮貌用語，就會使終止通話顯得有些突如其來，並讓自己的待人以禮有始無終。
態度文明。發話人在通話時，除語言要“達標”之外，在態度方麵也應好自為之。
對於受話人，不要厲聲嗬斥，態度粗暴無理。要是低三下四，阿諛奉承，自然也無此必要。
電話若需要總機接轉，勿忘對總機的話務員問上一聲好，並已還要加上一聲“謝謝”。另外，“請”、“麻煩”、“勞駕”之類的詞，該用也一定要用。
碰上要找的人不在，需要接聽電話之人代找，或代為轉告、留言時，態度同樣要文明而有禮。
通話時電話忽然中斷，依禮需由發話人立即再撥，並說明通話中斷係線路故障所致。不要不了了之，或乾等受話人一方打來電話。
若撥錯了電話號碼，應對接聽者表示歉意。不要一言不發，掛斷了事。
舉止文明。發話人在通話時，在舉止方麵，應對自己有所要求。當眾撥打電話時，對這一點更是不能掉以輕心。
在打電話時，最好雙手持握話筒，並起身站立。無論如何，都不要在通話時把話筒夾在脖子下頭，抱著電話機隨意走動，或是趴著、仰著、坐在桌角上，或是高架雙腿與人通話。撥號時，不要以筆代手。此時邊打邊吃，亦為失態。
在通話時，不宜發聲過高，免得令受話人承受不起。標準的做法是：聲音寧小勿大，並使話筒與口部保持3厘米左右的距離。
終止通話，放下話筒時，應使用雙手輕放，不要用力一摔，令對方大驚失色，震耳欲聾。
通話“半途而廢”，或撥號時對方一再占線的話，要表現出應有的耐心。不要罵罵咧咧，或是采用粗暴的舉動拿電話機撒氣。
◆接電話
在整個通話的過程中，受話人在接電話時，雖則處於被動的位置，但也不可因此在禮儀規範方麵過於隨便，不加重視。
根據禮儀規範，受話人接電話時，由於具體情況有所不同，需要分為本人受話、代接電話以及錄音電話等等，以下對其各自分別而論。
（1）本人受話。所謂本人受話，這裡指的是，由本人親自接聽他人打給自己的電話。在本人受話時，按照電話禮儀的要求，需要了解的問題一共有三個。
接聽及時。電話鈴聲一旦響起，即應立即停止自己所作之事，儘快予以接聽。接聽電話是否及時，實質上反映著一個人待人接物的真實態度。
如果有可能的話，在電話鈴響以後，應親自接聽電話，輕易不要讓別人代勞，尤其是不要讓小孩子代接電話。不要鈴響許久，甚至響過幾遍之後，才姍姍來遲，去接電話。這不說明自己派頭大，而隻說明自己妄自尊大。不過，鈴聲才響過一次，就拿起聽筒也顯得操之過急。有時，還會令發話人大吃一驚。在正常情況下，不允許不接聽他人打來的電話，尤其是“如約而來”的電話。
因特殊原因，致使鈴響過久才接電話，須在通話之初向發話人表示歉意。
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