切忌置之不理。可先對通話對象說明原因,要其勿掛電話,少候片刻,然後立即去接另一個電話。待接通之後,先請對方稍候,或過一會兒再掛進來,隨後再繼續方才正打的電話。
不論自己多麼忙,都不要撥下電話線,對外界進行自我隔絕。也不要把假的電話號碼、莫須有的電話號碼、別人的電話號碼,交給自己不喜歡的人。
◆代接電話
在日常生活裡,經常有機會為其他人代接、代轉電話。代接、代轉電話時,尤其需要注意禮尚往來、尊重隱私、記憶準確、傳達及時等四個方麵的問題。
(1)禮尚往來
接電話時,假如對方所找非己,不要口出不快,拒絕對方代找旁人的請求,尤其是不要對對方所找之人口有微辭,或是對方要找的人就在身邊,卻偏偏告之以“不在”。至於硬要說“沒有你找的這個人”,則更屬非禮。
同學、家人之間,互相代接電話,本是互利互助之事,所以講究禮尚往來,有來有往。連電話都懶得為人代接的人,在現實生活裡是難以取信於人的。
(2)尊重隱私
在代接電話時,不要充當“包打聽”,向發話人詢問對方與其所找之人的關係。當發話人有求於己,要求轉達某事給某人時,要嚴守口風。切勿隨意擴散,廣而告之,辜負了他人的信任。
即使發話人要找的人就在附近,也不要大喊大叫,而鬨得人人皆知,四鄰不寧。當別人通話時,不要進行“旁聽”,更不要插嘴。
(3)記憶準確
若發話人要找的人不在,可在向其說明後,問一下對方是否需要代為轉達。如對方有此請求時,即應相助於人。
對發話人要求轉達的具體內容,最好認真做好筆錄。在對方講完之後,還應重複一遍,以驗證自己的記錄是否正確無誤,免得誤事。記錄他人電話,應包括通話者學校、姓名、通話時間、通話要點、是否要求回電話、回電話時間,等等幾項內容。
(4)傳達及時
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接聽尋找他人的電話時,先要弄明白“對方是誰”、“現在找誰”這兩個問題。若對方不願講第一個問題,可不必勉強。若對方要找的人不在,可先以實相告,再詢問對方“有什麼事情?”若是二者先後次序顛倒了,就可能使發話人產生疑心。
若發話人所找的人就在附近,應立刻去找,不要拖延。若答應發話人代為傳話,則應儘快落實。不要置之腦後,或是存心拖延時間。
不到萬不得已時,不要把自己代人轉達的內容,再托他人轉告。這樣一來,一則容易使內容走樣,二則難保不會耽誤時間。
◆錄音電話
許多時候,為了保證聯絡的暢通,人們往往會使用錄音電話,為自己代勞。使用錄音電話的要點有兩個方麵。
(1)留言製作。使用錄音電話,少不了要製作一段本人留言。留言的常規內容有:電話機主的學校、姓名,問候語、致歉語、道別語,留言的原因,對發話人的請求,等等。
私人住宅所用的錄音電話,不宜由年輕姑娘進行錄音,而且不宜自報姓名。以電話號碼進行代替,既明哲保身,又不會誤事。
附:私人住宅錄音電話內容一則
您好!這裡是6882178。對不起,主人現在因事外出。有事的話,請在提示音之後留言。主人回來後,將立即同您聯係。謝謝。再見!
(2)來電處理。在人際交往中,使用錄音電話雖屬於無形交際,但它與人們麵對麵的交際完全一樣,也是要講“言必信,行必果”的。在處理錄音電話裡他人的來電時,同學們要注意的問題有:
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