4.2 數據分析、對比與篩選

【4.2 數據分析、對比與篩選】

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4.2.1  分析重複項

重複項在數據中可能代表錯誤信息、冗餘信息或需要合並的同類數據，用戶可以通過分析重複項，快速定位問題數據，提升數據質量與處理效率。

（1）功能詳解

與重複項有關的功能如表4-1所示。

（2）操作方法

用戶選中需要排序的數據區域，單擊“數據”→“重複項”，即可在下拉列表中選擇要進行的操作，如圖4-3所示。例如，選擇“設置高亮重複項”或“拒絕錄入重複項”後，會彈出如圖4-4或圖4-5所示的對話框，選擇區域後單擊“確定”即可。

4.2.2  數據對比

數據對比功能可以對一個或兩個區域中的數據進行對比，標識或提取相同或不同數據，能夠幫助用戶快速找出數據之間的差異或相同項。

（1）功能詳解

數據對比共包含四項功能，具體如表4-2所示。

（2）操作方法

用戶選中需要進行數據對比的數據區域，單擊“數據”→“數據對比”，即可在下拉列表中選擇要進行的操作，如圖4-10所示。

4.2.3  數據分列

數據分列功能可以將單列數據拆分為多列數據，尤其是在處理不規範數據源（如文本導入、係統導出文件）時出現的多列數據混合情況。使用分列功能的操作步驟如下。

步驟一：選中需要進行分列的區域，在“數據”選項卡中單擊“分列”圖標。

步驟二：在彈出的對話框中選擇合適的文件類型並預覽選定數據，單擊“下一步”，如圖4-11所示。

步驟三：設置分隔符號，單擊“下一步”，如圖4-12所示。

步驟四：設置列數據類型（如文本、日期），單擊“完成”，如圖4-13所示。

4.2.4  設置有效性

設置有效性是指根據設定條件，防止在單元格中輸入無效數據。設置有效性的操作步驟如下。

步驟一：選中目標單元格或區域，在“數據”選項卡中單擊“有效性”圖標。

步驟二：在彈出的對話框中，在“設置”選項卡中設置有效性條件，單擊“確定”，如圖4-14所示。

步驟三：在“輸入信息”選項卡中勾選“選定單元格時顯示輸入信息”，然後輸入標題和提示信息，單擊“確定”，如圖4-15所示。

步驟四：在“出錯警告”選項卡中選擇樣式，並輸入標題和錯誤信息，單擊“確定”，如圖4-16所示。最終效果如圖4-17所示。

4.2.5  插入下拉列表

在工作表中適當地插入下拉列表，可以提高表格的功能性與交互性。插入下拉列表的操作步驟如下。

步驟一：選中要插入下拉列表的單元格，在“數據”選項卡中單擊“下拉列表”。

步驟二：在彈出的對話框中，勾選“手動添加下拉選項”，單擊加號圖標增加選項，在下方輸入區域設置下拉選項，然後單擊“確定”，單元格右側會出現下拉箭頭，如圖4-18所示。

4.2.6  查找錄入

查找錄入功能可快速將源數據表中的信息按指定條件批量填充到目標表中，避免手動複製粘貼或複雜函數操作，尤其適用於跨表的大批量數據匹配場景。使用查找錄入功能的操作步驟如下。

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充填據數   7.2.4

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選篩據數  8.2.4

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