【通過協調,使“鬆”“緊”平衡】
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在管人實踐中如果片麵地理解和運用“鬆緊有度”,難免會如盲人摸象一樣有失偏頗。那麼,通過一個什麼樣的渠道把這二者有機地結合在一起呢?答案是協調,隻要掌握了正確的協調方式,就能達到鬆緊平衡的管人新境界。
從整個協調體係來講,有的是通過權責和製度來協調的,比如上下左右權責範圍的劃分、責任製度和事務配合;有的是通過計劃來協調的,比如部門之間的生產期量協作;有的是通過領導的活動來協調的,如指揮、調度、現場辦公等。
協調能解決各種矛盾和問題、協調可以產生效率,有的管理學者也把協調歸納為管理職能之一,理應受到管理者的重視。
1.企業內部的協調分類
企業內部的協調大致可分為兩類。
第一類:垂直方向——處理好上下級關係。
協調一般內容:組織授權不合理,上下權責不清;下級不尊重上級職權,有越權行事、不服從行為;上級擅自乾涉和乾擾下級工作;上下級缺乏有效的溝通和理解;上級的不當指揮;上下級個人因素造成的問題(工作思路、習慣、作風等)。
協調的一般方法:組織協調,理順組織關係,合理分工授權,明確上下權責範圍;加強信息交流,廣泛開展各種形式的交流、訪談、座談;企業形成良好的工作氛圍和團結一致的合作願望;提高上下級的素質;上級的指揮要減少失誤;建立明確的管理製度和責任製度。
第二類:水平方向——部門之間、崗位之間、生產經營的各個環節。
這是企業協調最大量的工作,也是一個難點,因為上下級之間的矛盾往往可以通過行政手段解決,上級手中的權力可以起很大的作用,而同級之間的問題要複雜得多。
協調內容(問題和矛盾所在):機構不健全,職能上存在漏洞——例如:“三不管”往往會引起推托和爭搶;分工不明、職責不清,好事爭搶、難事推托;機構臃腫,職位、職能重疊,人浮於事;任務苦樂不均;獎懲不明;部門利益衝突;本位主義;侵犯同級職權;個人因素;缺乏信息溝通,各行其是;供、產、銷各環節的標準、期量、工序之間的銜接不平衡。
一般方法:組織調整——隊伍精乾,精兵簡政,健全機構,明確權責;製度協調——健全各項管理製度,落實責任製度;科學計劃——資源調整、任務分配、期量銜接等;加強教育,提高素質;加強信息溝通;營造團結一致、相互協作的工作氛圍。
2.協調工作的形式
在日常管理中,協調工作的形式多種多樣,作為管理者則主要要了解如下三種。
第一種,會議協調。
為了保證企業內外各不相同的部門在技術力量、財政力量、貿易力量等方麵達到平衡,保證企業的統一領導和力量的集中,使各部門在統一目標下自覺合作,管理者必須經常開好各類協調會議,這也是發揮集體力量,鼓舞士氣的一種重要方法,常見的會議類型有四類。
一是信息交流會議。這是一種典型的專業人員的會議,通過交流各個不同部門的工作狀況和業務信息,使大家減少會後在工作之間可能發生的問題以及矛盾。
二是表明態度會議。這是一種商討、分析問題的會議。與會者對上級決定的政策、方案、規劃和下達的任務,表明態度、感覺和意見,對以往類似問題執行中的經驗、教訓,提出意見,這種會議對於溝通上下級之間感情起到重要作用。
三是解決問題會議。這是會同有關人員共同討論解決某項專題的會議,目的是使與會人員能夠統一思想,共同協商解決問題。
四是培訓會議。旨在傳達指令並增進了解,從事訓練,並對即將執行的政策、計劃、方案、程序進行解釋。這是動員發動和統一行動的會議。
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第二種,現場協調。
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