“老主任”）等，就顯得很鄭重、有禮；對同齡人的稱謂可以多少隨便些，一般可以直呼其名，或用些常用的稱呼法，可以顯得隨和些；對年少的人稱謂多以“小”字為前綴，如“小孫”、“小劉”，顯得親切。假如彼此不太熟悉，可以適當換用鄭重一些的稱謂。總之，不同年齡的人有不同的特點和要求，運用否定和批評的語言藝術不可等同視之。
3.知識、閱曆情況
不同的下屬，知識、閱曆等都是不儘相同的。上級在否定和批評下屬時，必須根據其知識、閱曆的不同施以不同的語言藝術。有幾十年工齡的同誌，你一聲輕歎，就會勾起他對過去的回憶，從而激發其心中的共鳴；受過高等教育的下屬，可能因你對某些艱深理論的熟諳而產生由衷的敬意；一句粗話出口，會使還不習慣集體勞作的社會青年感到“來者不善”……知識、閱曆深的人需要講清道理，必要時隻需蜻蜓點水，他便心領神會，無須嘮嘮叨叨。相反，知識、閱曆淺的人必須講清利害關係，我們看重的是結果如何，而不理會其中的奧秘究竟怎樣；之乎者也、文縐縐的詞句，隻能使其如入五裡雲霧，辨不出東西南北。老同誌不喜歡那些開放性的詞句，五光十色的世界令他們目不暇接，莫不如對往日的回憶或可增加其些許安慰。年輕人討厭那些陳腐的說教和詭秘的人際關係，他們需要理解，喜歡直來直去。領導者如何運用語言藝術，使下屬既接受了批評，又有正中下懷、如遇知己之感，是完善領導工作的重要課題。
4.心理特征
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這裡講的心理特征主要指下屬的氣質、性格、對工作的興趣和自我更正的能力。上級批評和否定下屬必須首先在心理上占上風，否則將不會成功。按照心理學的分類，人的氣質主要分為膽汁質、多血質、黏液質、抑鬱質四種類型。領導者應該根據各種類型的不同特點來決定使用何種批評方式。膽汁質的人情緒外露，一點即爆，所以領導者在批評這種類型的下屬時不宜使用帶有更多情感色彩的語言，但又不能因怕起“火”而不敢點，而是要擺出事實和道理，不給其以任何發作的借口。多血質的下屬較隨和，但因其性情體驗不深而要特別在邏輯和道理上下工夫。黏液質的人雖然穩重但生氣不足，因此要適當給予情感刺激，激發其前進的活力。至於抑鬱質的下屬，由於心細而內向，所以批評的語言以點到為妥，並儘量消除彼此之間的距離感，增加感情上的認同。誠然，現實中人的氣質類型並非如此分明，更多的是混合型。所以領導者在批評下屬時可以針對不同狀況，綜合運用各種語言藝術，以達到批評的目的。
一般說來，下屬對於改正錯誤、改進工作是有濃厚興趣的。此時領導者的指導性批評無異於一支清醒劑，會使其加倍努力工作。相反，對於那種缺乏興趣的人，必須多費口舌調動或激發其改進工作的興趣。對於那些無視批評、屢教不改的人，在嚴厲批評的同時，也要采取一定的組織行政措施，以儆效尤。
假如下屬有很強的自我更正能力，那麼領導者隻需用中性、平靜的語言提醒他注意就可以了；假如下屬的自我更正能力差，領導者在批評時就不僅要使之知其然，而且更要使之知其所以然，甚至要身體力行為之做必要的示範。人的能力有高低之分，對於那些能力弱的人，自然要提供更多的幫助，必要時甚至調換其工作。
如何能夠拒絕員工的某些要求
工作中，員工有時難免會向你提出某些要求，有的要求是合情合理的，有的卻可能是非分的要求，那麼作為上司，如何拒絕員工的某些要求，才不會使員工感到難堪或者影響員工的情緒呢？
一些平常你有可能會同意的要求，在某些場合你卻不得不拒絕，例如：要是在全年最忙的幾天，有人要請假，或者別的經理想從你部門借一名員工用一周，你很可能會一口回絕：“不行。”怎樣的拒絕才會有理卻又不會讓對方難堪呢？
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